Some-säännöt

Mynämäen kunnan sosiaalisen median käyttösäännöt henkilökunnalle ja soveltuvin osin luottamushenkilöille

1. Johdanto

Mynämäen kunnassa on huomioitu sosiaalisen median merkitys ja tärkeys osana viestintää. Kunnassa sosiaalinen media nähdään hyvänä kanavana esimerkiksi verkostoitumiseen, viestintään, tiedon jakamiseen, osaamisen kehittämiseen sekä innovointiin.

Sosiaalisen median käyttö lisää kunnan näkyvyyttä, ja tarjoaa hyvän kanavan vuorovaikutteiseen ja monipuoliseen viestintään ja palautteen saamiseen kuntalaisten kanssa. Lisäksi se tarjoaa mahdollisuuden jakaa verkossa helposti kuntalaisia koskevia tiedotteita sekä tietoa kunnan tapahtumista suoraan kuntalaisille.

Mynämäen kunnan sosiaalisen median ohjeen tarkoitus on

• linjata Mynämäen kunnan tavoitteet ja toimintaperiaatteet sosiaalisessa mediassa

• opastaa työntekijöitä ja luottamushenkilöitä toimimaan sosiaalisessa mediassa työ ja vapaa-aikanaan.

Sosiaalinen media

Sosiaalisen median palveluita ovat mm. blogit, Facebook, Instagram, keskustelupalstat, LinkedIn, podcastit, Skype, Slideshare, Vimeo, WhatsApp, Wikipedia, Windows Live Messenger, YouTube.

Mynämäen kunnan laatima ohje sosiaalisen median käytöstä koskee kaikkia yllä mainittuja sosiaalisen median kanavia.

Vastuu sosiaalisen median oikeellisesta käytöstä on niin käyttäjällä itsellään kuin työnantajalla.

Ohje koskee työsuhteista ja virkasuhteista henkilökuntaa sekä soveltuvin osin kunnan luottamushenkilöitä.

2. Mielikuvan rakentaminen

Kun kirjoitat tai julkaiset työnantajaa tai luottamushenkilönä kuntaa koskevia asioita, osallistut samalla imagon rakentamiseen Mynämäen kunnasta. Mieti tarkkaan, miten toimit sosiaalisessa mediassa ja minkälaisen kuvan annat Mynämäen kunnasta.

3. Harkitse ennen kuin kirjoitat tai jaat julkaisuja

Ennen kuin julkaiset kirjoituksia, kuvia tai videoita sosiaalisessa mediassa, mieti miten julkaisuasi voitaisiin tulkita. Kirjoita ja julkaise ainoastaan sellaisia asioita, joita voisit julkaista myös muissa medioissa ja ympäristöissä. Älä jaa mahdollisesti loukkaavia kirjoituksia, kommentteja tai audiovisuaalista materiaalia, vaan kirjoita aina muita kunnioittavasti. Voit jakaa muita ammattilaisia hyödyttävää tietoa esimerkiksi lukemistasi artikkeleista tai käymistäsi koulutuksista. Älä jaa mitään kuvia tai tiedostoja ilman osallistujien lupaa. Henkilötietoja ei saa julkaista.

Sosiaalisessa mediassa jaettuun sisältöön tulee aina suhtautua siten kuin se olisi täysin julkista. Vaikka julkaisisit sisältöä rajatulle ryhmälle, se voidaan aina tulostaa, kopioida, tallentaa ja jakaa ulkopuolisille. Palveluntarjoaja voi myös muuttaa palveluidensa käyttöehtoja niin halutessaan, jolloin rajatulle yleisölle suunnattu sisältö voikin muuttua julkiseksi.

Älä julkaise mitään sellaista, joka voisi asettaa sinut, työnantajan tai kunnan kielteiseen valoon tai heikentää kunnan imagoa. Älä arvostele tai moiti työnantajaa tai työkaveria verkossa. Keskustele työhön liittyvistä asioista esimiehesi ja työyhteisösi kanssa työpaikalla. Työn haasteista kommunikoidaan työpaikalla kollegojen ja esimiesten kanssa. Työasioista ei käydä keskustelua sosiaalisessa mediassa, eikä niistä kertominen kuulu verkkoon. Lain mukaan työntekijällä on lojaliteettivelvollisuus työnantajaa kohtaan. Vapaa-ajan puheillakaan työntekijä ei saa aiheuttaa haittaa työnantajalle eikä luottamushenkilö kunnalle. Harkitse tarkoin, ryhdytkö yksityisillä kanavillasi kaverisuhteisiin asiakkaiden kanssa.

4. Työntekijän velvollisuudet

Jokaisella työntekijällä on oikeus itse päättää, käyttääkö sosiaalista mediaa työasioiden hoitoon vai ei. Poikkeuksena tästä periaatteesta ovat sellaiset sosiaalisen median palvelut, joita käytetään ainoastaan työasioiden hoitoon (Intranet). Kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa EU tietosuoja-asetusta (GDPR) ja siihen liittyvää kansallista lainsäädäntöä. Henkilökunnalle on järjestetty koulutusta tietosuoja-asetuksesta ja annettu ohjeita Intrassa.

Sosiaalinen media on luonteeltaan henkilökohtainen. Jokainen kantaa vastuun sanomisistaan itse. Käytännössä kannattaa ottaa huomioon, että kunnan työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kirjoittelu saatetaan tulkita Mynämäen kunnan viralliseksi kannaksi. Mieti siis aina tarkasti mihin, mitä ja miten kirjoitat ja kommentoit.

Muista, että työntekijää sitoo työsopimuslakiin kirjattu lojaliteettivelvoite ja se koskee myös vapaa-aikaa. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain mukaan viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. Kuntalaissa on ns. luottamushenkilön käyttäytymissäännös, jonka mukaan luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden etua sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla.

Jos työtehtäviisi kuuluu ylläpitovastuu sosiaalisen median palveluista, varmistathan, että olet selvillä Mynämäen kunnan sosiaalisen median käytön ohjeista. Olethan selvillä myös omista velvollisuuksistasi ja oikeuksistasi, mihin asioihin voit ottaa kantaa itsenäisesti ja mihin sinun tulee pyytää lupa esimieheltä.

5. Huolehdi tietoturvasta

Muista, että jokaisen vastuulla on huolehtia tietoturvasta. Jokaisen on huolehdittava siitä, että salasanat eivät leviä väärille tahoille ja ettei luottamukselliseen tietoon ole mahdollisuutta päästä käsiksi ilman asianmukaista lupaa. Sosiaalisessa mediassa pätevät samat säännöt kuin muussakin julkisessa kirjoittamisessa ja tiedon hankinnassa. Mitään verkkoon kirjoitettua ei saa koskaan lopullisesti poistettua eikä kirjoitetun leviämistä voida ennakoida. Tiedon luotettavuus tulee arvioida ja virheelliset tiedot korjata ennen eteenpäin jakamista.

Sosiaalisen median palveluihin ei saa rekisteröityä eikä kirjautua työnantajan sähköpostiosoitteella, muuten kuin työtehtävien hoitamiseksi. Sosiaalisen median heikon tietoturvan vuoksi palveluihin ei saa perustaa työyhteisön työhön liittyviä suljettuja ryhmiä.

Mynämäen kunnan tietojärjestelmien käyttösäännöt on annettu erikseen.

6. Yleisiä ohjeita:

1. Noudata aina lainsäädäntöä

2. Selvitä ja noudata sosiaalisten medioiden käyttöpolitiikkaa ja ohjeita

3. Jos mainitset sosiaalisen median henkilöprofiilissasi työnantajan, muista että toimit tällöin työnantajan edustajana

4. Muista tekijänoikeudet julkaistessasi kuvia tai videoita sosiaalisessa mediassa

5. Älä avaa hämäräperäisiä linkkejä

6. Älä keskustele työasioista muissa kuin työtehtäviin hyväksytyissä medioissa

7. Älä käytä samoja salasanoja työ- ja vapaa-ajan palveluissa

8. Työsähköpostia saa käyttää vain työhön liittyvissä palveluissa

Somen ehdottomat EI:t:

• Älä jaa yrityksen sisäistä informaatiota

• Älä puhu pahaa kenestäkään

• Älä valehtele tai johda harhaan

• Älä lähde mukaan julkiseen loan heittoon

• Älä ole anonyymi

• Älä plagioi

• Älä keskustele organisaation sisäisistä asioista some-kanavissa

Työntekijöitä rekrytoitaessa hakijoista ei saa etsiä tietoa internetistä tai sosiaalisen median kanavista.
Ko. kanavissa olevat tiedot eivät aina ole oikein ja luotettavia.

Kunnanhallitus 27.8.2018 § 181